Regulamin Konkursu „Krakowski Maraton Fotograficzny”

§ 1
Przedmiot Regulaminu
Niniejszy regulamin (dalej jako „Regulamin”) określa zasady, zakres i warunki uczestnictwa w Konkursie „Krakowski Maraton Fotograficzny”. Wskazany regulamin wraz z załącznikami znajdują się również pod adresem: https://krakowskimaratonfotograficzny.pl .

§ 2
Organizator
Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie SPOT Kolektyw (dalej jako „Organizator”).

§ 3
Zasady udziału w konkursie
1. Celem konkursu jest wyłonienie najciekawszych autorskich zdjęć (dalej także „Prac Konkursowych”) oraz wsparcie działalności wybranej organizacji OPP (dalej jako „Beneficjent”).
2. Konkurs skierowany jest do miłośników fotografii – pasjonatów, zaawansowanych fotografów, jak również amatorów.
3. Uczestnikami Konkursu („Uczestnicy” lub pojedynczo „Uczestnik”) mogą być wyłącznie pełnoletnie osoby fizyczne (na dzień dokonania zgłoszenia).
4. Wszystkie koszty związane z uczestnictwem w Konkursie Uczestnik ponosi we własnym zakresie.
5. Zgłoszenia do Konkursu są przyjmowane od 01.07.2026 r. do wyczerpania limitu 150 osób, ale nie później niż do 31.08.2026 r do godziny 23:59.
6. Aby zostać Uczestnikiem, należy spełnić następujące warunki:
a. zgłosić swoje uczestnictwo w terminie określonym w §3 ust. 5 Regulaminu z wykorzystaniem podanej przez Organizatora strony internetowej
b. wnieść opłatę startową w formie darowizny na rzecz Beneficjenta wysokości 45 zł
c. spełnić wymagania, o których mowa w Regulaminie,
d. zaakceptować Regulamin,
e. wykonać zadanie konkursowe zgodnie z § 4 Regulaminu.
7. Liczba Uczestników jest ograniczona do 150 zgłoszeń, decyduje kolejność zgłoszeń. Każdy Uczestnik może dokonać co najwyżej jednego zgłoszenia.
8. Ostateczny termin przyjmowania zgłoszeń upływa z dniem 31.08.2026 r. o godz. 23:59. O dacie Zgłoszenia decyduje czas otrzymania przez Organizatora formularza zgłoszeniowego. Po upływie tego terminu zgłoszenia bez dokonanej darowizny na rzecz Beneficjenta będą anulowane, a Uczestnik poinformowany wiadomością na adres e-mail o anulowaniu Zgłoszenia.
9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w otrzymaniu formularza, w tym związane z problemami technicznymi. Organizator nie ponosi również odpowiedzialności za działania osób trzecich, niezwiązanych z organizacją Konkursu oraz za szkody spowodowane podaniem błędnych lub nieaktualnych danych przez Uczestników.
10. Po dokonaniu Zgłoszenia nie jest możliwe dokonanie zmian w Zgłoszeniu.
11. Całość zebranej z opłat startowych kwoty, po potrąceniu niezbędnych kosztów i obciążeń publicznoprawnych, zostanie przekazana na cele działalności statutowej Beneficjenta.
12. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konkursie, opłata rejestracyjna nie jest zwracana. Uczestnik, akceptując Regulamin oświadcza, że w przypadku rezygnacji z udziału w konkursie lub jego odwołania, wyraża zgodę na przekazanie uiszczonej przez niego opłaty na cel opisany w ust. 11.
13. Uczestnik, dokonując zgłoszenia, deklaruje, że w chwili przekazania zadania konkursowego, będzie posiadał pełnię praw do niego oraz że będzie ono dziełem oryginalnym, nigdzie niepublikowanym, nie będzie kopią ani adaptacją już istniejących utworów i nie naruszy praw podmiotów trzecich.
14. Jeśli w zadaniu konkursowym zostaną wykorzystane wizerunki podmiotów trzecich, to Uczestnik zapewnia, że w chwili przekazania zadania konkursowego będzie posiadał zgody tych osób na wykorzystanie ich wizerunku i jego wykorzystanie w ramach zadania konkursowego przez Organizatora na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. W tym celu w momencie przekazania zadania konkursowego Uczestnik dostarcza formularz zgody na wykorzystanie wizerunku stanowiący załącznik nr 5 do Regulaminu.
15. Zadanie konkursowe nie może zawierać treści bezprawnych, powszechnie uważanych za wulgarne i obraźliwe, zawierających pornografię, erotykę, sceny obsceniczne, obrażające uczucia innych osób, w tym również uczucia religijne, przedstawiających przemoc albo materiały o tematyce rasistowskiej, naruszających prawo do prywatności, zawierających materiały chronione prawami innych podmiotów – bez zgody tych uprawnionych podmiotów, symboli posiadających dwuznaczne znaczenie.
16. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za roszczenia podmiotów trzecich dotyczące naruszenia praw autorskich, dóbr osobistych, prawa do wizerunku oraz innych praw dotyczących wykorzystania prawnie chronionych elementów w zadaniu konkursowym. Uczestnik w razie skierowania przez podmioty trzecie roszczeń, o których mowa w zdaniu poprzednim, zwolni Organizatora ze wszelkich roszczeń kierowanych przez te podmioty i przejmie na siebie odpowiedzialność za ww. roszczenia.
17. Biorąc udział w Konkursie, Uczestnik zgadza się na późniejsze wykorzystanie przez Organizatora zadania konkursowego na cele promocyjne w całości lub w części z oznaczeniem autorstwa zadania konkursowego wedle ustaleń z Uczestnikiem.
18. Uczestnik zobowiązuje się nie rozporządzać prawami do zadania konkursowego ani nie obciążać go w taki sposób, który uniemożliwiłby realizację postanowień Regulaminu.
19. Do udziału w Konkursie nie zostaną dopuszczeni Uczestnicy, którzy nie spełniają warunków określonych w Regulaminie lub/i których zadania konkursowe nie spełniają wymagań stawianych w Regulaminie. Do udziału w Konkursie nie zostaną dopuszczone osoby, które dokonały Zgłoszenia po upływie przewidzianego w Regulaminie terminu zgłoszeń lub ich zgłoszenie było niekompletne lub które nie zgłosiły się w wyznaczonym punkcie startowym w terminie wskazanym w § 4 ust. 2 Regulaminu.
20. Uczestnicy konkursu biorą w nim udział dobrowolnie oraz oświadczają, że nie istnieją żadne przeciwwskazania do wzięcia udziału w konkursie oraz że są świadomi zagrożeń, ryzyka i obciążeń fizycznych, jakie wiążą się z udziałem w konkursie i ponoszą z tego tytułu pełną i wyłączną odpowiedzialność.
21. Organizator nie ponosi odpowiedzialności względem uczestników za wypadki, ewentualne kolizje, szkody osobowe, rzeczowe i majątkowe, które wystąpią przed, w trakcie lub po wydarzeniu, podczas którego Uczestnicy wykonają zadanie konkursowe, spowodowane przez uczestników imprezy. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność cywilną i prawną za wyrządzone szkody.
22. Organizator nie ponosi odpowiedzialności materialnej za rzeczy zaginione w trakcie trwania konkursu.
23. Przystąpienie do konkursu przez Uczestnika jest równoznaczne z zaznajomieniem się przez niego i pełną akceptacją Regulaminu wraz z załącznikami.

§ 4
Wykonanie zadania konkursowego
1. Wydarzenie, podczas którego Uczestnicy wykonają zadanie konkursowe (dalej jako „Wydarzenie”), odbędzie się w dniu 05.09.2026 r. od godz. 10.00 do godz. 14:00.
2. W dniu Wydarzenia Uczestnik melduje się w wyznaczonym i podanym do wiadomości Uczestników punkcie startowym. Punk startowy działa od godziny 9:00 do 11:00. Brak zgłoszenia się Uczestnika w w/w terminie oznacza jego rezygnację z udziału w Konkursie.
3. W punkcie startowym Uczestnik otrzyma numer startowy, który jest zobowiązany eksponować w widocznym miejscu przez cały czas trwania Wydarzenia.
4. W trakcie trwania Wydarzenia Uczestnik w celu wykonania zadania konkursowego ma wykonać 4 zdjęcia w 4 godziny w kolejności podanej przez Organizatora.
5. Wykonanie ostatniego zdjęcia musi nastąpić do godz. 14:00.
6. Uczestnik w czasie rejestracji w punkcie startowym otrzyma szczegółowe tematy zdjęć i do tego czasu pozostają tajemnicą dla Uczestników.
7. Cztery tematy zdjęć oraz kolejność ich wykonania Uczestnicy otrzymają zbiorowo i jednocześnie o godz. 10:00 w punkcie startowym, przy czym punkt rejestracji działa od 9:00 do 10.30.
8. Pracę Konkursową (cztery zdjęcia wykonane w kolejności tematów pomiędzy godziną 10:00 a 14:00) Uczestnik wysyła do Organizatora cyfrowo za pomocą formularza na stronie wydarzenia. Link do formularza będzie podany Uczestnikom wraz z tematami zdjęć. Formularz będzie aktywny w dniu wydarzenia w godzinach 10:00 – 18:00.
9. Uczestnik wraz z Pracą Konkursową załącza w formularzu również wyraźny skan lub zdjęcie otrzymanych i podpisanych zgód na wykorzystanie wizerunku, jeśli mają zastosowanie.
10. Prace Konkursowe zostaną opatrzone numerem startowym uczestnika (bez jego danych osobowych).
11. Podczas Konkursu wizerunek Uczestnika może być utrwalany przez Organizatora w formie fotografii lub zapisu wideo na podstawie wyrażonej przez Uczestnika zgody wedle załącznika nr 3 do niniejszego Regulaminu.

§ 5
Ocena prac
1. Ocena prac konkursowych składa się z dwóch etapów – oceny formalnej i merytorycznej.
2. Oceny zgłoszonych zdjęć dokona czteroosobowe Jury, w skład którego wejdą przedstawiciele - specjaliści z zakresu fotografii (dalej jako: „Jury”).
3. Przedmiotem oceny formalnej jest weryfikacja zgodności z Regulaminem, Warunkami technicznymi Konkursu „Krakowski Maraton Fotograficzny” stanowiącymi załącznik nr 1 do Regulaminu oraz Zasadami etycznymi i ochroną wizerunku stanowiącymi załącznik nr 2 do Regulaminu.
4. W przypadku negatywnej oceny formalnej Prac Konkursowych Organizator zastrzega sobie prawo do ich usunięcia i nieuwzględniania w etapie oceny merytorycznej Konkursu.
5. Zadanie konkursowe spełniające wymogi określone w Regulaminie oceniane będzie przez każdego z członków Jury w skali 0-10 punktów. Oddzielnie analizowane będą serie oraz indywidualne zdjęcia. W przypadku zdjęć indywidualnych oceniana będzie zgodność z tematem, wartość artystyczna, jakość wykonania oraz oryginalność pomysłów. Dodatkowo, w przypadku serii, istotna będzie ich wzajemna spójność. Ostateczna liczba punktów stanowi sumę punktów przyznanych przez członków Jury.
6. Konkurs zostanie nierozstrzygnięty, jeśli żadne ze zgłoszonych zadań konkursowych nie otrzyma min. 20 pkt.
7. Jury, w oparciu o uzyskane punkty, dokona wyboru trzech najlepszych serii zdjęć (1, 2, 3 miejsce) oraz czterech najlepszych zdjęć po jednym dla każdego z tematów (wyróżnienia).
8. Do zadań Jury należy również ocena prawidłowości Zgłoszeń.
9. Decyzja Jury jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.

§ 6
Wyłonienie Laureatów Konkursu
1. Autorzy najlepszych zadań konkursowych zostaną wskazani przez Jury do dnia 20.09.2026 r. (dalej jako „Laureaci”).
2. Podczas obrad Jury nie będzie informowane przez Organizatora o tożsamości Uczestników – autorów Prac Konkursowych. Termin i miejsce obrad Jury określa Organizator.
3. Jury wyłoni trzy najlepsze serie zdjęć (1, 2, 3 miejsce) oraz cztery najlepsze zdjęcia indywidualne po jednym dla każdego z czterech tematów (wyróżnienia).
4. Laureaci zostaną poinformowani o wygranej na Finale, który odbędzie się najpóźniej do 30.09.2029 r., a po Finale poprzez informację, która zostanie opublikowana na stronach internetowych i mediach społecznościowych Konkursu i Organizatora.
5. Informacja o terminie i miejscu Finału zostanie przekazana za pośrednictwem strony internetowej wydarzenia oraz przesłana na podane przez Uczestników adresy poczty elektronicznej.
6. Uczestnicy zobowiązani są do niepublikowania zdjęć stanowiących Prace Konkursowe przed ogłoszeniem wyników w celu uniknięcia stronniczości w pracy Jury.
7. Zwycięskie zadania konkursowe zostaną wykorzystane przez Organizatora w zakresie określonym w § 7.
8. Zwycięzcy zobowiązani są do przeniesienia na Organizatora majątkowych praw autorskich do zadania konkursowego na polach eksploatacji określonych szczegółowo w § 7 Regulaminu.

§ 7
Prawa autorskie
1. Zgłoszenie Pracy Konkursowej do konkursu jest równoznaczne z:
1.1. oświadczeniem Uczestnika, iż jest wyłącznym twórcą Pracy Konkursowej w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U.2022.250, z późn. zm.) i przysługują mu wszystkie prawa autorskie do zdjęć zgłoszonych w ramach niniejszego konkursu, które nie są obciążone żadnymi prawami ani roszczeniami osób trzecich;
1.2. udzieleniem przez Uczestnika Organizatorowi nieodpłatnej, niewyłącznej terytorialnie, ograniczonej czasowo do roku 2036, ani podlegającej zbyciu licencji (z prawem do udzielania dalszej licencji) na wykorzystanie Prac Konkursowych w celu promocji Krakowskiego Maratonu Fotograficznego w zakresie następujących pól eksploatacji:
1.2.1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzanie dowolnymi technikami, w tym drukarską, komputerową niezależnie od formatu zapisu i nośnika, rozmiaru, formy, techniki, oprawy, rodzaju i sposobu dystrybucji lub upubliczniania;
1.2.2. wprowadzanie do pamięci komputera, zapis czasowy i trwały i sporządzanie kopii takich zapisów, archiwizacja zapisów;
1.2.3. w zakresie rozpowszechniania w sposób inny niż mowa powyżej – publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym; w sieci internetowej (w tym w serwisach/portalach internetowych);
1.2.4. publikacja w całości lub we fragmentach, wykorzystywanie w całości lub we fragmentach w innych publikacjach, w tym w ramach kompilacji, zbiorów, utworów zbiorowych lub połączeń z innymi dobrami, w tym innymi utworami, w różnych wersjach zmienionych i skróconych;
1.2.5. wykorzystywanie w materiałach wydawniczych, w tym: promocyjnych, informacyjnych; prawo do korzystania w całości lub części oraz łączenia z innymi utworami;
1.2.6. wyłączne prawo wykonywania i zezwalania na wykonywanie zależnych praw autorskich do projektów, obejmujące w szczególności: redakcję, opracowanie, kompilację, adaptację, a także korektę oraz pozostałe pola eksploatacji;
1.2.7. wykorzystywanie w działaniach promocyjnych realizowanych przez Organizatora.
2. Udzielenie licencji, o której mowa powyżej, nie ogranicza praw Uczestnika – autora Pracy Konkursowej, do korzystania ze swoich praw autorskich, w tym do publikacji Pracy Konkursowej po rozstrzygnięciu Konkursu.

§ 8
Postępowanie reklamacyjne
1. W przypadku, gdy Uczestnik zauważy nieprawidłowości ze strony Organizatora Konkursu, przysługuje mu prawo zgłoszenia reklamacji. Reklamacja nie może jednak dotyczyć oceny Pracy Konkursowej.
2. Wszelkie reklamacje dotyczące Konkursu powinny zostać wysłane w ciągu 7 dni od zakończenia Konkursu za pośrednictwem e-maila Organizatora, na adres kontakt@spotkolektyw.org.
3. Reklamacje są rozpatrywane w ciągu 30 dni od dnia wysłania reklamacji na adres e-mail Organizatora.
4. O wyniku rozpatrzenia reklamacji Uczestnik zostanie poinformowany drogą e-mailową na adres, z którego przyszła reklamacja.

§ 9
Klauzula RODO
1. Administratorem danych osobowych Uczestnika przetwarzanych na potrzeby Konkursu Jest Organizator: Stowarzyszenie SPOT Kolektyw.
2. Z Administratorem danych osobowych w sprawach dotyczących przetwarzania tych danych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem można się skontaktować za pośrednictwem adresu email: kontakt@spotkolektyw.org.
3. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu przeprowadzenia Konkursu i we wskazanym w Regulaminie zakresie, wyłonienia Laureatów i osób wyróżnionych, a także opublikowanie imenia i nazwiska tych osób.
4. Przystępując do Konkursu Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w zakresie wskazanym powyżej. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji Konkursu.
5. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody (art.6 ust.1 lit.a RODO), która moze zostać odwołana w dowolnym czasie, do wypełnienia obowiązków prawnych podatkowych i księgowych, związanych z przyznaniem i wręczeniem nagrody (art.6 ust.1 lit.c RODO), a także na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora (art.6 ust.1 lit.f RODO).
6. Każdy z Uczestników może żądać w każdym czasie zaprzestania wykorzystywania przez Organizatora swoich Danych Osobowych w celach, o których mowa powyżej. Jeżeli jednak żądanie takie zgłoszone zostanie w okresie trwania Konkursu, Organizator uwzględniając takie żądanie wykluczy takiego Uczestnika z udzału w Konkursie, niezależnie od etapu Konkursu, na którym żądanie to zostało zgłoszone, w tym także po wyłonieniu Zwycięzców.
7. Dane osobowe Uczestników zgromadzone w Konkursie będą przechowywane przez okres:
a. dla celów Konkursu: przez okres jego trwania do ogłoszenia wyników na Finale, w celu organizacji Konkursu oraz przez okres 5 lat po zakończeniu Konkursu w celach promocyjnych,
b. dla celów spełnienia obowiązków prawnych podatkowych i księgowych: przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym odbył się Konkurs,
c. dla celów ochrony przed roszczeniami: przez okres przedawnienia roszczeń związanych z przeprowadzeniem Konkursu.
8. Odbiorcam danych osobowych Uczestników będą:
a. upoważnione przez Administratora osoby (członkowie Stowarzyszenia SPOT Kolektyw),
b. podmioty, które przetwarzają dane osobowe na polecenie Administratora, na podstawie udzielonego im upoważnienia lub zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. „Podmioty przetwarzające"), takie jak podmioty świadczące usługi w zakresie koniecznym w celu przeprowadzenia Konkursu (Partnerzy, usługi IT wsparcia technicznego, telekomunikacyjne, archiwizacji i niszczenia dokumentów, portale społecznościowe, operatorzy pocztowi, kancelarie prawne),
c. inni Administratorzy.
9. Ponadto, odbiorcami danych osobowych Uczestników mogą być instytucje upoważnione z mocy prawa, w tym w szczególności podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych Uczestników na podstawie odpowiednich przepisów prawa (np. organy państwowe czy organy ścigania).
10. Uczestnicy mają prawo:
a. dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b. sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
c. usunięcia danych osobowych;
d. ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
e. przeniesienia danych osobowych;
f. w dowolnym momencie - cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jezeli dane są zbierane na podstawie zgody),
g. wniesienia skargi do Prezes UODO.
11. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.
12. Udział w wydarzeniu jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na udostępnienie wizerunku do celów marketingowych

§ 10
Postanowienia końcowe
1. Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie. Zmieniony Regulamin będzie obowiązywać od chwili jego opublikowania na stronie https://krakowskimaratonfotograficzny.pl
2. Przystąpienie do Konkursu jest dobrowolne.
3. Wszelkie informacje o Konkursie zawarte w jakichkolwiek materiałach promocyjnych i reklamowych mają jedynie charakter pomocniczy, natomiast zakres uprawnień Uczestników i Organizatora regulowany i oceniany jest na podstawie zapisów niniejszego Regulaminu.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania lub unieważnienia Konkursu w każdym czasie. Organizator w szczególności może odwołać Konkurs, jeśli nie wpłynęły żadne zadania konkursowe lub te, które wpłynęły nie spełniają wymagań określonych Regulaminem. Organizator może unieważnić Konkurs w przypadku wykrycia niezgodnego z Regulaminem wpływu Uczestników na wyniki Konkursu.
5. W takim wypadku wszystkie opłaty rejestracyjne zostaną zwrócone Uczestnikom w terminie 14 dni od dnia odwołania lub unieważnienia Konkursu.
6. Organizator może zmienić Regulamin wyłącznie z ważnej przyczyny i w zakresie, w jakim zmiana ta nie pogarsza sytuacji Uczestników i nie narusza istotnych zasad Konkursu. Uczestnicy zostaną powiadomieni o zmianach w Regulaminie z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym zapoznanie się ze zamianami i odstąpienie od udziału w Konkursie bez konsekwencji dla Uczestnika. Organizator może także zmienić Regulamin poprzez poprawienie błędów i omyłek pisarskich.
7. O odwołaniu Konkursu lub wprowadzeniu zmian w Regulaminie Organizator poinformuje na stronie internetowej Konkursu.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez uczestników w trakcie trwania konkursu, a także za urazy samych Uczestników.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie znajdują powszechne przepisy prawa.
10. W przypadku naruszenia przez Uczestnika któregokolwiek z postanowień Regulaminu oraz załączników Organizator Konkursu może wykluczyć Uczestnika z Konkursu, na każdym jego etapie. W przypadku wykluczenia Prace Konkursowe tego Uczestnika nie podlegają ocenie i są usuwane.
11. Wszelkie zapytania związane z organizacją Konkursu należy kierować na adres: kontakt@spotkolektyw.org
12. Integralną część niniejszego Regulaminu stanowią załączniki:
1) Załącznik nr 1 – Zasady techniczne konkursu „Krakowski Maraton Fotograficzny”,
2) Załącznik nr 2 – Zasady etyczne i ochrona wizerunku,
3) Załącznik nr 3 – Zgoda na wykorzystanie wizerunku Uczestników.